A nyár végeztével, a szabadságok elmúltával már tömegével látjuk a karácsonyi partik bekérőit a helyszinonline.hu rendszerében. Naponta több tucatnyi érdeklődő keresi a megfelelő helyszínt év végi rendezvényére. Nem korai-e ez az aktivitás? Bizonyos rendezvénytípusok és vendéglétszámok esetében bizony már inkább megkésett…
Ön már megtalálta karácsonyi partija helyszínét? >>

Az elmúlt évek gyakorlatának megfelelően, előre megjósolható az idei év végén is a kétségbeesett helyszínkeresés. Ne feledjük, a budapesti vagy a város közvetlen környékén elérhető rendezvényterek száma nem nőtt tavaly óta. Az ingatlanfejlesztőkkel folytatott beszélgetéseink alapján prognosztizálhatjuk: ilyen irányú fejlesztések a piac hektikus mozgása és a kereslet kis alacsony szintje miatt nem is várhatóak…
300-400 fő feletti létszám esetében, vagy összetett rendezvény igényével már most is zavarba jöhet a megbízott rendezvényszervező munkatárs. Sokan kerültek már szorult helyzetbe ezen a piacon. Talán a korábbi nehézségeken okulva, már előfordulnak pozitív példák is. A szakmában többen is ismerik a történetet, amiben a tavaly kényszerpályán mozogni kényszerült megrendelő az idei ezerfős rendezvényének minden elemét megrendelte és kifizette (! húszmillió forint!) már január 4.-én.
A legtöbb cég éves rendezvényei között az év végi, ún. karácsonyi partiknak van a legnagyobb jelentősége. A cégvezetők általában két eseményt rendelnek. A partnereknek, megrendelőknek, beszállítóknak szóló rendezvény mellett a dolgozóknak (esetleg ideértve az alvállalkozókat) is ilyenkor szervezik az összejövetelét. Nem célszerű ezt a kettőt összevonni, hiszen más és más célokat kell elérni az egyikkel, mint a másikkal.
Milyen egy jól sikerült karácsonyi parti? Egyrészt helyt ad egy rövid év végi értékelésnek és köszönetnyilvánításnak, ám fő célja az együtt ünneplés, a közösség erősítése, az összetartozás érzésének keltése. Jó esetben ez önfeledt szórakozásban csúcsosodik ki.
Ezek ismeretében, milyen ismérveknek kell megfelelnie a helyszínnek?
Optimális esetben tömegközlekedéssel is jól elérhető városrészben legyen megtalálható, ám legyen megoldott az autóval érkezők parkolása is. A vendégtér legyen kellően nagy minden tevékenység befogadására. A vendégek közvetlen elhelyezése mellett nem szabad megfeledkeznünk a vendéglátás helyigényéről (büféasztalok, italpultok, könyöklők és lerámolóasztalok…) sem. Adott esetben sok helyet foglalhatnak a kiegészítő programelemek is, gondoljunk csak a táncparkettre, a színpadra, de akár a jósnőre, a karikaturistára, a grafológusra, stb…
Célszerű, ha a vendégtér padlózata egyenletes, mentes a szintkülönbségektől, és nem törik meg a teret oszlopok, falak és pillérek. Ezek alapvető jelentőségűek, az ezeknek a kritériumoknak eleget tenni nem tudó helyszínek csak szükségmegoldások lehetnek.
A vendégtéren kívül gondolnunk kell olyan, jelentős helyigénnyel rendelkező tevékenységekre is, mint pld a regisztrációs asztal, a ruhatár, vagy a búcsúajándékok átadásának helye. Ezeket célszerű egy csoportban megjeleníteni. Praktikus lehet, ha ezek közelében találhatók a mosdók is. Itt gondoljunk a vendégszámra, a hosszú sorban állás elronthatja a meghívottak hangulatát.
Egyeztetve a helyszíngazdával és a szolgáltatókkal, ki kell alakítanunk azokat a helyiségeket is, ahol a kiszolgáláshoz szükséges tevékenységek zajlanak. Ezek közül a legtöbb esetben a vendéglátás hinterlandja a legnagyobb helyigényű, de a művészek öltözőivel és egyéb technikai helyiségekkel is számolnunk kell.
Számos közüzemi hálózatra is fel kell csatlakoznunk, vagy ezeket a lehetőségeket megteremtenünk. Gondoljunk csak arra, hogy mekkora elektromos áram igénye van egy ilyen rendezvénynek? Megfelelően kifűtött-e a terem? A mosdók száma elegendő-e? Stb, stb…

Ugye, milyen összetett elvárásoknak kell megfelelnie egy nagy rendezvényt befogadó helyiségcsoportnak? Ráadásul, mivel igazán rendezvénycélra kevés helyszín épült, a legtöbb helyen pótlólagosan kell kapacitásokat kiépíteni, illetve átalakításokat érdemes elvégezni. Érdemes már most megrendelni azokat a rendezvénytermeket, amik maradéktalanul képesek kielégíteni az igényeket. Hadd ajánljunk néhányat ezek közül:
- Advent Events Hall
- WAX Kultúrgyár
- Event AutoExpo M1
- Gödöllői Kastély
- Magyar Sport Háza
- Récsei Rendezvényterem
- Várkert Palota
- Záborszky Pince
- György Villa

Felkészült, és rutinos rendezvényszervezőkkel és dekoratőrökkel érdemes együttműködni ezekben a napokban is. Sok váratlan helyzetre ismerik a tökéletes megoldást. Néhány ötletünk:
- Bonus Party Service
- Springfield Rendezvényügynökség
- Éden Catering
- Art Four Studió

Szűk keresztmetszetet jelentenek a dátumok is. Bár egy karácsonyi parti - elvileg - szinte bármilyen decemberi napon megrendezhető lenne, a legmagasabb igény hagyományosan a karácsonyt megelőző 2 péntekre irányul. Jóval alacsonyabb szinten figyelhető meg kereslet a csütörtökre és  munkahét többi napjára. Hétvégi eseményt szinte senki sem szervez….
A helyszíngazdák, látva a piac irányultságát, akár a listaárak dupláját is elkérik a jobb napokért.
Néhány nagyvállalat már észlelte ezeket az anomáliákat, és a zsúfolt december helyett, “karácsonyi partiját” januárban szervezi. Talán igazuk van…

Zmák Tibor
0630 9994299
zmak.tibor@helyszinonline.hu
a helyszínspecialista

http://www.helyszinonline.hu
http://www.karacsonyiparty.helyszinonline.hu/