Rendezvény hírmondó – HOL Blog
Rendezvényhelyszínekről másképpen

Bemutatkozás
A társadalmi életben a bemutatkozás a kezdete minden ismeretségnek.
A bemutatkozás harmadik fél segítsége nélküli ismeretségkötés.
A bemutatkozást mindig az érkező, a belépő kezdeményezi rangra, nemre, korra való tekintet nélkül. A problémát gyakran az jelenti, hogy mindketten egyszerre mondják a nevüket, így egyik sem érti a másik nevét. Ilyenkor nem udvariatlanság, sőt célszerű rákérdezni újból valamilyen udvarias formában a névre.

Nigériában történt: Egy amerikai tinédzser Nigériában stoppolt. Egy autó, tele helybéliekkel, elhaladt mellette.
A kocsi csikorogva megállt. A helyiek kiugrottak és jól helyben hagyták a látogatót. Miért?
Azért, mert Nigériában a gesztus, amelyet Amerikában gyakran a stoppolásra használnak /fölfelé nyújtott hüvelykujj / nagyon durva jel.

Bemutatás
A bemutatás egy harmadik személy segítségével történik. Először annak a neve hangzik el, akit bemutatnak. Bemutatásnál a férfit mutatják be a nőnek, az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak és a fiatalabbat az idősebbnek. Nagy létszámú társaság esetében bárki bemutathatja az ismerősét.
Sokoldalú tárgyalásokon a bemutatást mellőzik.

Megszólítás

Adjuk meg a tiszteletet a helyi és nemzetközi szokásoknak megfelelően. Bizonyos hivatali beosztásoktól felfelé, mindenkit a hivatali rangján kell megszólítani. Pl. elnök úr, polgármester asszony, nagykövet úr, miniszter asszony stb.
Bánjunk óvatosan a Néni és Bácsi megszólítással. Az idősebb ügyfelekkel való szóbeli érintkezéskor ez lehet figyelmes, udvarias kifejezés, de nem mindenki érzi megtisztelőnek, ha a korára utalnak ezzel a megszólítással.
A megszólításnak van egy társadalmilag elismert rangja. Az Ön kifejezés, amely udvarias és megkülönböztetett tiszteletet fejez ki.

A maga egy köznapi formula. Használatos, nincs benne sértés, bár nem kifejezetten udvarias. A Maga a hivatalok, hatóságok mindennapi ügyfélforgalmában gyakorlattá vált és ma általában a megszólítás udvariasságot nélkülöző, tiszteletlenséget még nem tartalmazó, szinte semleges formája. Nem árt tudni, hogy a magyar nyelvben eleinte lenézést, lekezelést fejezett ki.

A tegezés a munkahelyen nők között szokásos, de illik megvárni míg az idősebb kolléganő felajánlja a tegezést.
Soha nem szabad visszaélni a beosztottnak a főnök által felajánlott tegeződéssel.

Kézfogás

Aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt. A kézfogás egyszerű, rövid, határozott mozdulat. A felek egymás szemébe néznek, a félrenézés az sértés.
A kézfogás erőssége alkalmazkodjon a vendég fizikai állapotához.

Kézcsók

A kézcsók a hivatalos, üzleti kapcsolatokban bizalmaskodásnak számít, ezért a legtöbb országban kerülni kell.
Amit a férfiak általában nem tudnak: a kézcsók az nem igazi csók, csak a hölgy keze fölé kell hajolni és nem kell azt megcsókolni.

Telefonálás

A központosnak “Jó napot kívánok” köszönés a szokásos.
Közvetlen híváskor, köszönés, bemutatkozás, kérni a titkárnőtől a hívott fél kapcsolását.
A telefon kihangosításakor a hívó fél engedélyét kell kérni.
Mindig a hívó fél kezdeményezi a búcsúzást.

Ha a vonal megszakad, mindíg a hívó félnek kell megismételnie a hívást.
Munkaidő megkezdése előtt és közvetlenül a munkaidő befejezése előtt nem illik senkit sem felhívni.
Magánszemélyhez, szállodába 9 és 21 óra között illik telefonálni.

Pontosság

A pontosság a nemzetközi hivatalos kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya, kifejeződik benne a partner tisztelete és a saját magunk megbízhatósága.
Politikusoknak, közéleti vezetőknek nem illik megvárakoztatni a hallgatóságot.A hallgatóság sem késhet, illik megtisztelni a vendéglátókat, az előadókat azzal, hogy pontosak vagyunk.Üzleti tárgyalásra, üzleti ebédre, vacsorára pontosan illik érkezni.

A nemzetközi és a diplomáciai protokoll - az alkalomtól függően megkülönbözteti a percnyi pontosságot, a megengedett késését és a meghatározott időpontok között való megjelenést.

Percnyi pontosság: hivatalos tárgyalásokon, jegyzőkönyv aláírásakor stb. Ebédre, vacsorára pontosan illik érkezni. Legfeljebb néhány perces késés elfogadott. /ez a megengedett késés/

Meghatározott időpontok közötti megjelenés. A meghívón fel van tüntetve a kezdési és a befejezési időpont. /pl. 18-20/ Ilyenkor gyakorlatilag bármikor megjelenhetünk és távozhatunk. De! Az első húsz percben illik megérkezni, fél órát illik ott tartózkodni és legkésőbb a befejezési időpont előtt néhány perccel eltávozni.

Névjegy

A névjegy az üzleti, hivatali élet elengedhetetlen eszköze. A névjegy követelménye az, hogy könnyen és jól áttekinthető legyen. Van hivatalos és magánnévjegy.
A hivatalos névjegy tartalmazza
- a nevet
- a beosztást,
- a cég nevét
- telefon, fax, e-mail és internet elérhetőségeeket

Vendég ültetése a gépkocsiban

Az első számú hely a hátsó jobboldali ülés.
A második számú hely a hátsó baloldali ülés.
A gépkocsivezető melletti helyen foglal helyet a szervező, a protokollos, a tolmács vagy a személybiztosító.

Ajándék

A csomagolás legalább olyan fontos, mint az ajándék maga. Protokolláris ajándékként nem adható: pénz, értékpapír, ruházat, élelmiszer, vámszabályok által tiltott tárgyak. A virágküldés szabályairól egy hosszabb fejezet olvasható, ezért itt ezt nem részletezem.

Dohányzás

Közintézményekben csak a kijelölt helyen szabad dohányozni.
Ahol nincs hamutartó, ott tilos rágyújtani.
A tárgyaló asztalnál, étkezésnél általános szabály, hogy csak a főétel elfogyasztása után illik rágyújtani. Ekkor is engedélyt kell kérni a tőlünk jobbra és balra ülő vendégtől.

Dr. Vámos Lászlóné
A Magyar Protokollosok Országos Egyesületének alapítója és örökös tiszteletbeli Elnöke